REGLAMENTO DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA DE LA ENTIDAD LOCAL MENOR DE LA PAUL
Índice de abreviaturas: LPAC Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas LRJSP Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público CSV Código seguro de verificación ENS Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica ENI Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica OAMR Oficinas de Asistencia en Materia de Registros DIR3 Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas
Preámbulo
La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, suponen una apuesta inequívoca y decidida por la administración digital, conllevando la generalización de la administración íntegramente electrónica.
Este Reglamento recoge también la referencia al Portal de Transparencia de la corporación para establecer los plazos durante los cuales debe estar publicada la información, cuestión esta no regulada por la normativa estatal y aragonesa de transparencia y para adecuar dichos plazos a las herramientas de otras administraciones donde se publica información, con el criterio de facilitar el acceso a quien la consulte. Se prevé en el texto que la eliminación de información de este portal, en ningún caso supondrá la limitación del acceso a esta información.
CAPÍTULO 1. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
Artículo 1. Objeto.
El presente Reglamento tiene por objeto la regulación de los aspectos electrónicos de la actividad administrativa de La Entidad Local Menor de La Paul, conforme a lo previsto en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPAC), y en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, del Régimen Jurídico del Sector Público (LRJSP), especialmente la determinación de los sistemas de identificación y firma; la determinación del régimen jurídico propio de la sede electrónica; el registro electrónico, así como las notificaciones, haciendo efectivo el derecho de los ciudadanos al acceso electrónico a los servicios públicos de esta entidad.
Artículo 2. Ámbito de aplicación.
Este reglamento será de aplicación a la Entidad Local Menor de La Paul y a las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de ésta, así como a las personas físicas y jurídicas en sus relaciones con esta administración.
CAPÍTULO 2. SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN Y FIRMA
Artículo 3. Sistemas de identificación de los interesados admitidos por esta entidad.
1. Los interesados podrán identificarse electrónicamente ante esta administración a través de los sistemas de identificación establecidos en el capítulo II del Título I LPAC.
2. De manera específica, los interesados podrán identificarse electrónicamente ante esta administración a través del sistema Cl@ve.
Artículo 4. Sistemas de firma admitidos por esta entidad.
Los interesados podrán firmar a través de los sistemas de firma establecidos en el capítulo II del Título I de la LPAC. Se considerarán válidos a efectos de firma:
a) Sistemas de firma electrónica reconocida o cualificada y avanzada basados en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la «Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación».
b) Sistemas de sello electrónico reconocido o cualificado y de sello electrónico avanzado basados en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de sello electrónico incluidos en la «Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación».
c) Los ciudadanos, previa identificación ante funcionario, podrán hacer uso de los sistemas de firma biométrica disponibles en las oficinas de asistencia en materia de registro. La firma biométrica garantiza la integridad y autoría de los documentos y trámites a los que acompaña.
d) Cualquier otro sistema que esta administración considere válido, en los términos y condiciones que se establezcan, mediante resolución de la Presidencia de la Corporación.
Artículo 5. Sistemas de identificación y firma utilizados por esta entidad.
1. La Entidad Local Menor de La Paul podrá identificarse mediante el uso de un sello electrónico según lo establecido en el art. 40 LRJSP. La Entidad Local Menor de La Paul permitirá la verificación de sus sellos electrónicos en su sede electrónica (https://lapaul.sedipualba.es/).
2. Se entenderá identificada a la Entidad Local Menor de La Paul respecto de la información que se publique como propia en su sede electrónica (https://lapaul.sedipualba.es/) y en su portal de internet (https://www.lapaul.es/).
3. En el ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada, La Entidad Local Menor de La Paul podrá hacer uso tanto de un sello electrónico como de un código seguro de verificación (CSV) que permitirá la comprobación de la integridad del documento en la sede electrónica de la entidad.
4. La actuación de la Entidad Local Menor de La Paul, cuando utilice medios electrónicos, se realizará mediante firma electrónica del titular del órgano o empleado público. La Entidad Local Menor de La Paul determinará y facilitará los sistemas de firma electrónica a utilizar por su personal, utilizándose preferentemente los certificados de personal adscrito a la Administración o funcionario, emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
CAPÍTULO 3. SEDE ELECTRÓNICA
Artículo 6. Sede electrónica.
La sede electrónica de la Entidad Local Menor de La Paul y de las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de ésta estará disponible en la dirección URL https://lapaul.sedipualba.es/
La titularidad de la sede electrónica corresponderá a la entidad y es única para todos sus organismos. La responsabilidad de sus contenidos, de los servicios puestos a disposición de terceros corresponde a la Entidad Local Menor de La Paul.
Las condiciones técnicas de la sede electrónica de la esta entidad se adecuarán al efectivo cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
La sede electrónica deberá ser accesible a los ciudadanos todos los días del año, durante las veinticuatro horas del día. Solo cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo podrá interrumpirse, por el tiempo imprescindible, la accesibilidad a la misma. La interrupción deberá anunciarse en la propia sede con la antelación que, en su caso, resulte posible. En supuestos de interrupción no planificada en el funcionamiento de la sede, y siempre que sea factible, el usuario visualizará un mensaje en que se comunique tal circunstancia.
La sede electrónica de la Entidad Local Menor de La Paul podrá contener subsedes para la tramitación específica de ciertos trámites. Estas subsedes se determinarán por resolución de Alcaldía y se les dará publicidad en la misma sede electrónica.
Artículo 7. Catálogo de procedimientos.
La Entidad Local Menor de La Paul hará público y mantendrá actualizado en su portal de internet o en su sede electrónica el catálogo de procedimientos de su competencia, con indicación de los plazos máximos de duración de los mismos, así como de los efectos que produzca el silencio administrativo.
Artículo 8. Información relacionada con la protección de datos de carácter personal.
La Entidad Local Menor de La Paul hará pública y mantendrá actualizada en su portal de internet o en su sede electrónica la información relacionada con la protección de datos de carácter personal.
Artículo 9. Contenido de la sede electrónica.
La sede electrónica tendrá el contenido marcado en la legislación aplicable, debiendo figurar en todo caso:
a) La identificación del órgano titular de la sede y de los responsables de su gestión y de los servicios puestos a disposición de la misma y en su caso, de las subsedes de ella derivadas.
b) Relación de sistemas de firma electrónica que sean admitidos o utilizados en la sede.
c) La relación de sellos electrónicos utilizados por la entidad, incluyendo las características de los certificados electrónicos y los prestadores que los expiden, así como el sistema de verificación de los mismos.
d) La relación actualizada de trámites que pueden iniciarse en la sede.
e) Medios disponibles para la formulación de sugerencias y quejas.
f) El acceso, previa identificación del interesado, a las solicitudes presentadas ante esta administración, a las notificaciones electrónicas, a los requerimientos que le hayan sido remitidos y a los expedientes en tramitación en los que conste como interesado. Todo ello estará disponible en el apartado Mis trámites de la sede electrónica, que funcionará como carpeta electrónica para los interesados.
g) La comprobación de la autenticidad e integridad de los documentos emitidos por los órganos u organismos públicos que abarca la sede que dispongan de código seguro de verificación.
h) La indicación de la fecha y hora oficial.
i) El calendario de días hábiles e inhábiles a efectos del cómputo de plazos.
j) Los días y el horario en el que deban permanecer abiertas las oficinas que prestarán asistencia para la presentación electrónica de documentos, garantizando el derecho de los interesados a ser asistidos en el uso de medios electrónicos.
k) La práctica de notificaciones, en los términos previstos en este Reglamento.
l) Directorio geográfico actualizado que permita al interesado identificar la oficina de asistencia en materia de registros más próxima a su domicilio.
m) Códigos de identificación vigentes relativos a los órganos, centros o unidades administrativas.
Artículo 10. Tablón de edictos.
La sede electrónica dispondrá de tablón de edictos electrónico donde se publicarán los actos y comunicaciones que por disposición legal y reglamentaria así se determinen.
La entidad garantizará mediante los instrumentos técnicos pertinentes el control de las fechas de publicación de los anuncios o edictos con el fin de asegurar la constatación de la misma a efectos de cómputos de plazos.
Artículo 11. Publicidad activa.
La Entidad Local Menor de La Paul publicará de forma periódica y actualizada, la información cuyo conocimiento sea relevante para garantizar la transparencia de su actividad relacionada con el funcionamiento y control de la actuación pública, todo ello de conformidad con la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y la Ley 8/2015, de 25 de marzo, de Transparencia de la Actividad Pública y Participación Ciudadana de Aragón.
En este sentido, mantendrán publicada la información que se detalla durante los siguientes plazos:
a) Información institucional y organizativa. La información será pública mientras mantenga su vigencia.
b) Transparencia política. La información será publica durante la vigencia de la legislatura en curso y hasta el 31 de diciembre siguiente a la constitución de la nueva corporación.
c) Información sobre planificación. La información será pública mientras mantenga su vigencia.
d) Información de relevancia jurídica. La información será pública mientras mantenga su vigencia. En el caso de que haya una modificación de la normativa, se publicará el texto consolidado de la misma, con la correspondiente indicación en la norma original.
En cuanto a los expedientes de los textos normativos, se publicarán durante su tramitación y durante los tres meses siguientes desde su entrada en vigor.
e) Información sobre contratos. La información sobre los contratos se publicarán durante cinco años a contar desde el momento que fue generada, tiempo de accesibilidad establecido por el titular de la Plataforma de Contratación del Sector Público, excepto los contratos cuya duración supere los 5 cinco años, que se mantendrán mientras se encuentren vigentes.
f) Información sobre convenios, encomiendas de gestión y encargos a medios propios. La información será pública mientras mantenga su vigencia.
g) Información sobre subvenciones. La información sobre las subvenciones convocadas y concedidas se publicarán el tiempo de accesibilidad establecido por el titular de la Base de Datos Nacional de Subvenciones.
h) Información financiera, presupuestaria y estadística. Será pública la información de los cuatro ejercicios completos anteriores y la del ejercicio en curso.
i) Información sobre relaciones con la ciudadanía. La información será pública mientras mantenga su vigencia.
j) Información sobre los resultados de investigación. La información será pública mientras su contenido se considere de utilidad para la ciudadanía.
Respecto a la información que no figure publicada según el detalle anterior, podrá ejercerse el derecho de acceso a la información pública en los términos de la legislación vigente.
Artículo 12. Perfil de contratante.
Desde la sede electrónica de la Entidad Local Menor de La Paul se accederá al perfil de contratante de la entidad, el cual comprende a las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de ésta, cuyo contenido se ajustará a lo dispuesto en la normativa de contratación.
CAPÍTULO 4. REGISTRO ELECTRÓNICO
Artículo 13. Regulación y funcionamiento del registro electrónico.
Mediante este Reglamento se regula el registro electrónico de la entidad y de sus entidades de derecho público dependientes, se determina el régimen de funcionamiento y se establecen los requisitos y condiciones que habrán de observarse en la presentación y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones que se transmitan por medios electrónicos.
El funcionamiento del registro electrónico se rige por lo establecido en la LPAC, en el presente Reglamento y en lo no previsto por éstos, en la normativa de Derecho Administrativo que le sea de aplicación.
Artículo 14. Naturaleza y eficacia del registro electrónico.
El registro electrónico de la Entidad Local Menor de La Paul estará disponible en su sede electrónica. En él se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba, así como de todo documento que se envíe desde los servicios administrativos de la entidad.
Para poder realizar un trámite electrónico será necesaria la previa identificación mediante alguno de los sistemas descritos en el artículo 3 de este Reglamento.
La Entidad Local Menor de La Paul podrá disponer en su sede electrónica trámites destinados a ciudadanos no obligados a la relación electrónica con la administración pública, para los que sea suficiente para su presentación, la identificación mediante una cuenta de correo electrónico. Los trámites presentados a través de este sistema de identificación deberán completarse posteriormente mediante firma electrónica o mediante firma biométrica, todo ello en el plazo que se indique en el momento de la presentación del trámite.
Artículo 15. Funciones del registro electrónico.
El registro electrónico de la Entidad Local Menor de La Paul cumplirá las siguientes funciones:
a) La recepción de escritos, solicitudes y comunicaciones, así como la anotación de su asiento de entrada.
b) La expedición de recibos electrónicos acreditativos de la presentación de dichos escritos, solicitudes y comunicaciones.
c) La anotación en asiento de salida de escritos, solicitudes y comunicaciones que sean enviados por sus servicios administrativos.
d) Cualesquiera otras que se le atribuyan legal o reglamentariamente.
Artículo 16. Responsable del registro electrónico.
La responsabilidad de la gestión de este registro corresponderá a la Alcaldía de la Entidad Local Menor de La Paul, sin perjuicio de la responsabilidad inmediata de la Secretaría.
Artículo 17. Disponibilidad del registro electrónico.
El registro electrónico permitirá la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del año durante las veinticuatro horas.
El Registro Electrónico se regirá por la fecha y hora oficial de la Sede Electrónica.
En caso de producirse incidencias técnicas que impidan el normal funcionamiento del registro electrónico, se publicará en la sede electrónica un aviso indicando la causa de la incidencia y en su caso, la ampliación de plazos correspondiente de acuerdo con lo dispuesto en el art. 32.4 de la LPAC. Estos avisos podrán consultarse en la sede electrónica de la entidad.
Artículo 18. Presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones recibidos por vía no electrónica.
Los documentos presentados de manera presencial ante esta Administración deberán ser digitalizados, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptible de digitalización.
Los documentos recibidos por correo ordinario serán digitalizados y registrados, enviándose a continuación dichos documentos a la unidad gestora correspondiente.
El Registro Electrónico generará automáticamente un recibo de la presentación realizada que deberá contener fecha y hora de presentación, número de entrada del registro y relación de los documentos adjuntos al formulario de presentación.
Las solicitudes y documentos presentados estarán disponibles para los interesados en el apartado Mis trámites de la sede electrónica.
Artículo 19. Rechazo de solicitudes, escritos y comunicaciones.
Esta entidad podrá rechazar aquellos documentos electrónicos que se presenten en las siguientes circunstancias:
a) Que contengan código malicioso o un dispositivo susceptible de afectar a la integridad o la seguridad del sistema.
b) En el caso de utilización de documentos normalizados, cuando no se cumplimenten los campos requeridos como obligatorios o cuando tenga incongruencias u omisiones que impidan su tratamiento.
Los documentos adjuntos a los escritos y comunicaciones presentadas en el registro electrónico deberán ser legibles y no defectuosos, pudiéndose utilizar los formatos comúnmente aceptados.
En estos casos, se informará de ello al remitente del documento, con indicación de los motivos del rechazo así como, cuando ello fuera posible, de los medios de subsanación de tales deficiencias.
Artículo 20. Cómputo de los plazos.
El registro electrónico se regirá, a efectos de cómputo de plazos, vinculantes tanto para los interesados como para las Administraciones Públicas, por la fecha y la hora oficial de la sede electrónica, que contará con las medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad y figurar visible.
A los efectos de cómputo de plazos, se consideran días inhábiles en el registro electrónico de la entidad los sábados, domingos y los establecidos como días festivos en el calendario oficial de fiestas laborales del Estado, de la Comunidad Autónoma y por los del municipio de Gurrea de Gállego. A tal fin se podrá consultar el calendario publicado en la sede electrónica.
CAPÍTULO 5. NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS
Artículo 21. Condiciones generales y práctica de las notificaciones.
1. Las notificaciones emitidas por La Entidad Local Menor de La Paul se practicarán a través de la plataforma Notific@ y en la sede electrónica de la propia entidad.
2. En el caso de las personas físicas no obligadas a recibir notificaciones por medios electrónicos, todas las notificaciones que se practiquen en papel, de conformidad con lo dispuesto en el art. 42.1 LPAC, se pondrán a disposición del interesado en la sede electrónica de la entidad para que pueda acceder al contenido de las mismas de forma voluntaria.
3. Las notificaciones recibidas por La Entidad Local Menor de La Paul se ajustarán, asimismo, a las instrucciones que dicte la Alcaldía. Para la recepción de notificaciones, La Entidad Local Menor de La Paul habilitará al personal para recoger las notificaciones haciendo uso de certificado de representante de la entidad.
CAPÍTULO 6. ASISTENCIA A LOS INTERESADOS
Artículo 22. Asistencia a los interesados en el uso de medios electrónicos.
El personal que presta sus servicios en el Registro, se entiende que forma parte de las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros (OAMR) de la entidad.
El indicado personal de la OAMR, designado por resolución de la Alcaldía, a cuya identificación se accederá a través de la sede electrónica, tendrá las siguientes funciones, durante el horario de atención al público, es decir, de 9:00 a 14:00 horas, previa delegación de firma del titular de la Secretaría:
a) En materia de apoderamiento apud acta, mediante comparecencia personal de los interesados, llevar a cabo las operaciones precisas para las inscripciones registrales, en aplicación de lo previsto en los artículos 5.4 y 6.5 de la LPAC, sin perjuicio del bastanteo de la Secretaría.
b) Asistir, en aplicación de lo previsto en el artículo 12 de la LPAC, a los interesados. En este sentido, si alguno de los interesados no obligados a relacionarse electrónicamente no dispone de los medios electrónicos necesarios, los trámites de identificación y firma electrónica podrán ser válidamente realizados mediante la firma electrónica como empleado público del citado personal, previo consentimiento expreso para esta actuación, que actuarán como funcionarios habilitados a estos efectos. A estos efectos, la Alcaldía aprobará el modelo de formulario de consentimiento que habrán de cumplimentar los interesados para solicitar este servicio.
c) Actuar, en cumplimiento de lo previsto en el artículo 16 LPAC, para la digitalización de los documentos presentados de manera presencial, debiendo hacerse pública y mantener actualizada la relación de oficinas en la que se prestará asistencia para la presentación electrónica de documentos, a través de la sede electrónica.
d) Atribuir la competencia para la validez y eficacia de las copias realizadas, en los términos previstos en los artículos 16 y 27 de la LPAC, conforme a la aplicación informática de la entidad.
e) Practicar las notificaciones a los interesados, por medios no electrónicos, cuando se personen por comparecencia espontánea y así lo soliciten.
f) Facilitar a los interesados el código de identificación (DIR3), cuando lo desconozcan los interesados, en la presentación de solicitudes.
CAPÍTULO 7. DISPOSICIONES DE FUNCIONAMIENTO INTERNO
Artículo 23. Expedición de copias electrónicas auténticas de documentos en papel.
Las copias electrónicas auténticas de documentos en papel existentes en los servicios de la entidad serán expedidas por los funcionarios habilitados.
Los documentos en papel presentados o recibidos en las oficinas de asistencia en materia de registros serán digitalizados en la aplicación de registro, que expedirá copia auténtica del documento en papel de manera automatizada.
Artículo 24. Validación previa de las resoluciones a adoptar por la Presidencia.
Las propuestas de resolución que se pongan a la firma de la Presidencia, deberán contar con la validación del responsable del servicio proponente. Esta validación tendrá carácter de supervisión formal previa y no supondrá su conformidad con el contenido de la resolución final. La propuesta de resolución validada quedará asociada como documentación preliminar a la resolución correspondiente.
Disposición Adicional Primera.
Obligación de los licitadores y de los empleados públicos de relacionarse electrónicamente y cargos electos de la Entidad Local Menor de La Paul.
En aplicación de lo previsto en el artículo 14 LPAC, por el presente reglamento se determina la obligación de relacionarse electrónicamente con La Entidad Local Menor de La Paul a sus empleados públicos y a los cargos electos de la Corporación, en sus relaciones con la entidad derivadas de su condición.
Disposición Adicional Segunda. Archivo electrónico único.
Conforme dispone el artículo 17 LPAC, esta entidad fijará reglamentariamente las condiciones de incorporación de los documentos al archivo electrónico; los soportes y formatos admitidos y utilizados; los órganos responsables de su gestión; las condiciones de acceso, respetando la normativa de protección de datos de carácter personal; el cumplimiento del ENI y del ENS.
Disposición Adicional Tercera. Seguridad.
La seguridad de la sede y registros electrónicos, así como la del acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, se regirán por lo establecido en el Esquema Nacional de Seguridad.
Se dará publicidad en la sede electrónica a las declaraciones de conformidad y a los distintivos de seguridad de los que se disponga.
Disposición Adicional Cuarta. Facturación electrónica.
La Entidad Local Menor de La Paul, sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones derivadas de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, exigirá la remisión electrónica de las facturas a todas las personas jurídicas, que facturen a la Corporación.
La Entidad Local Menor de La Paul en uso de la previsión contenida en el artículo 4 de la Ley 25/2013 excluye de la obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros, IVA incluido.
Disposición Adicional Quinta. Habilitación para su desarrollo.
Se habilita a la Alcaldía para que adopte las medidas organizativas necesarias que permitan el desarrollo de las previsiones del presente Reglamento y pueda modificar los aspectos técnicos que sean convenientes por motivos de normalización, interoperabilidad o, en general, adaptación al desarrollo tecnológico.
Disposición Adicional Sexta. Aplicación de las previsiones contenidas en este Reglamento.
Las previsiones contenidas en este Reglamento, en el marco de la normativa aplicable, serán de aplicación teniendo en cuenta el estado de desarrollo de las herramientas tecnológicas de la entidad, que procurará adecuar sus aplicaciones a las soluciones disponibles en cada momento, sin perjuicio de los períodos de adaptación que sean necesarios.
Disposición Adicional Séptima. Lenguaje no sexista.
Todos los términos en género masculino que contiene esta norma se entienden referidos tanto al género femenino como al masculino.
Disposición Final. Entrada en vigor
Este Reglamento entrará en vigor una vez hayan transcurrido quince días contados desde el siguiente al de la publicación de su texto íntegro en el boletín oficial de la provincia, plazo en el que la Administración del Estado o de la Comunidad Autónoma podrán ejercer sus facultades de requerimiento a la Entidad Local Menor de La Paul en orden a su anulación, de conformidad con lo dispuesto en el art. 141 de la Ley 7/1999, de 9 de abril, de Administración Local de Aragón.
La Paul, 5 de octubre de 2021.