REGLAMENTO PARA LA APROBACIÓN O MODIFICACIÓN DE FICHEROS DE
SERVICIOS SOCIALES A REGISTRAR EN LA AGENCIA ESPAÑOLA DE
PROTECCIÓN DE DATOS PARA DAR CUMPLIMIENTO A LO DISPUESTO EN LA LEY ORGÁNICA 15/1999, DE 13 DE DICIEMBRE, DE PROTECCIÓN
DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL.
Primero.- Las bases de datos y ficheros que contienen datos de carácter personal existentes en el ámbito de los servicios sociales de la Comarca de Hoya de Huesca / Plana de Uesca, que se crean por este acuerdo, son los que se relacionan en el anexo y que se resumen en:
A) Gestión de expedientes y procedimientos administrativos del centro de servicios sociales de la Comarca de Hoya de Huesca / Plana de Uesca
B) Sistema de Información de Usuarios de Servicios Sociales (SIUSS) del CSS de la
Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca
C) Memoria del Centro de Servicios Sociales de la Comarca de Hoya de Huesca / Plana de Uesca
D) Base de Datos de personal de los Centros de Servicios Sociales de la Comunidad Autónoma de Aragón.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 20.2 de la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de carácter personal, en adelante LOPD, en cada uno de los mencionados ficheros se indican los siguientes aspectos:
a) Responsable del fichero: Persona física o jurídica, pública o privada, u órgano administrativo responsable que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento del fichero.
b) Servicio o unidad de acceso (donde se podrán ejercitar a la vez los derechos de acceso, oposición, rectificación o cancelación).
c) Disposición de creación, modificación o supresión del fichero.
d) Nombre y descripción del fichero o tratamiento de datos.
e) Encargado del tratamiento: Persona física o jurídica, o autoridad pública, organismo o servicio que, solo o conjuntamente con otros, trate los datos personales por cuenta del responsable.
f) Medidas de seguridad, con indicación del nivel básico, medio o alto exigible.
g) Estructura básica de los ficheros y descripción de los tipos de datos contenidos.
h) Finalidad del fichero y usos previstos.
i) Personas o colectivos afectados sobre quienes se obtienen los datos personales.
j) Procedencia de recogida de datos y procedimiento de su tratamiento.
k) Cesiones o comunicación de datos.
l) Transferencias internacionales de datos.
Segundo.- Referencia jurídica relativa a la cesión de datos de cada uno de los ficheros contemplados a organismos públicos /otros, de conformidad con la legislación vigente, sin perjuicio a lo establecido en el anexo.
Sin perjuicio de las cesiones de datos que en relación con cada fichero se prevén en el anexo del presente acuerdo, los datos incluidos en los mismos podrán ser cedidos en los términos que dispone el artículo 94 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, y el Real Decreto legislativo 1/1994, de 20 de junio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social, en los ámbitos del Ministerio de Economía y Hacienda y Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, así como los organismos y entidades de ellos dependientes, para el cumplimiento de las funciones que les encomienda el ordenamiento jurídico y versen sobre competencias y materias similares. También podrán ser cedidos al Instituto Nacional de Estadística para el desempeño de las funciones que le atribuye el artículo 26 de la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública; a los servicios estadísticos de los departamentos ministeriales para las funciones que les atribuye el artículo 33 de la misma Ley, y a los servicios estadísticos de las Comunidades Autónomas en las condiciones que fija el artículo 40, apartados 2 y 3, de la Ley de la Función Estadística Pública. De igual forma, los datos incluidos en los ficheros podrán ser cedidos, con carácter general, cuando fuere exigido por disposición legal o, en su caso, por resolución judicial o administrativa, o cuando se refiera a las partes de un contrato o precontrato relativo a una relación negocial, laboral o administrativa existente entre la entidad y los afectados.
Tercero.- Referencia a Medidas a llevar a cabo por el responsable del fichero para hacer cumplir con la finalidad por la que se crean.
Esta Comarca de Hoya de Huesca / Plana de Uesca, responsable de los ficheros relacionados en el anexo, adoptará las medidas necesarias para asegurar que dichos ficheros se usan para las finalidades para las que fueron creados, que son las que se concretan en este acuerdo.
Cuarto.- Referencia a la necesidad de informar previamente a los afectados, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5 de la LOPD y en los supuestos exceptuados en la misma.
Los afectados respecto de los cuales se solicitan datos de carácter personal serán previamente informados de modo expreso en los términos previstos en el artículo 5 de la LOPD, salvo en los supuestos exceptuados en la ley.
Quinto.- Medidas de seguridad. Referencia a las medidas de protección de los ficheros ajustadas a las medidas de seguridad establecidas en la Ley. Los ficheros que se indican en el anexo se ajustarán a las medidas de seguridad establecidas en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
Sexto.- Se deja sin efecto el fichero de Servicios Sociales de Base, aprobado por el Consejo Comarcal de la Comarca de Hoya de Huesca/Plana de Uesca, en sesión ordinaria celebrada el 6 de noviembre de 2007.
Huesca, a 7 de noviembre de 2012. Presidente, Fernando Lafuente Aso
1.- Fichero: Gestión de expedientes y procedimientos administrativos del Centro de
Servicios Sociales (CSS) de la Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca.
1. Responsable del fichero: Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca.
2. Servicio o unidad ante el cual el afectado puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Los interesados podrán ejercer sus derechos sobre los datos contenidos en este fichero, ante la Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca, sita en C/ Voluntarios de Santiago, 2 de Huesca.
3. Disposición de creación, modificación o supresión del fichero: El fichero se crea por acuerdo del Consejo Comarcal de fecha 3 de abril de 2012, según el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
4. Encargado del tratamiento: Los datos son tratados por el/los trabajador/es social/es del Centro de Servicios Sociales de la Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca, así como por otros profesionales de dicho servicio. (Educador/es, psicólogo/s, administrativo/s o cualquier otro perfil profesional que sea personal del Centro).
5. Nombre y descripción del fichero o tratamiento de datos.
Denominación: Gestión de expedientes y procedimientos administrativos del centro de servicios sociales de la Comarca de Hoya de Huesca / Plana de Uesca. Finalidad y usos previstos: Fichero que contiene los datos y documentación necesarios, relativos a usuarios del centro de servicios sociales con el objeto de gestionar prestaciones o servicios en este ámbito. Estos datos se encuentran en soporte papel e informático ordenados por número de expediente.
Tipificación correspondiente a la finalidad y usos previstos del fichero: Servicios Sociales.
6. Origen y procedencia de los datos:
· Origen y procedimiento de recogida:
Los datos se obtienen directamente del interesado, o de su representante legal. En ocasiones, la información procede de otros organismos, administraciones públicas, entidades privadas u otras personas físicas (familia, miembros de la comunidad, etc.). Procedimientos de recogida de información: Entrevistas personales, visitas domiciliarias, informes procedentes de otras administraciones/organismos, cumplimentación de formularios, solicitud de prestaciones o servicios, documentación aportada por el propio interesado.
· Colectivos o categorías de interesados: Ciudadanos y residentes; solicitantes y/o beneficiarios de prestaciones y servicios o sus representantes legales.
7. Estructura básica del fichero: La estructura básica de este fichero y la descripción de los tipos de datos de carácter personal contenidos en el mismo es la siguiente:
Datos especialmente protegidos: Datos relativos al ámbito de la salud, origen racial o étnico, creencias, religión. Datos relativos a infracciones penales y administrativas. o Datos de carácter identificativo: Nombre y Apellidos; DNI/ NIF/ NIE/ Pasaporte; Fecha de Nacimiento; Sexo; Nacionalidad; Número de afiliación a la Seguridad social/ Mutualidad;
Tarjeta sanitaria; Dirección; Teléfono, Fax, e-mail; Firma/huella, firma electrónica. o Otros Datos: Estado Civil, Características personales, datos Familiares, circunstancias sociales y relacionales, Características del alojamiento/ vivienda, Propiedades, bienes y servicios recibidos por el afectado, Formación y titulaciones, Experiencia profesional, datos económicos (ingresos-deudas), Datos bancarios. o Este fichero podrá disponer de toda aquella documentación aportada por el usuario, necesaria para la gestión de algún servicio o prestación gestionada por la Entidad Local. (Ej: libro de familia, convenios reguladores de separación, divorcio, certificados de fallecimiento, informes médicos, jurídicos, informes psicosociales y educativos, etc.). Sistema de tratamiento de datos: Mixto. Los datos se encuentran tanto en soporte informático como en soporte papel.
8. Nivel de seguridad aplicable: Alto.
Medidas de seguridad establecidas: indicar las que correspondan teniendo en cuenta el nivel de seguridad exigible (alto). EJ: claves de acceso en ordenador, de acceso al programa, BBDD con certificado electrónico de firma digital, expedientes en soporte papel en archivador con llave de acceso, otras medidas establecidas a tal efecto (especificar).
9. Cesión o comunicación de datos: Al Instituto Aragonés de Servicios Sociales y otros órganos de la Comunidad Autónoma de Aragón, otras Administraciones públicas (Juzgados, Fiscalía?), entidades bancarias en caso de transferencia de prestaciones económicas o copago de determinados servicios (tasas, precios públicos), a otros organismos públicos o privados exclusivamente para la gestión o prestación de determinados programas o servicios sociales de la Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca, o a efectos de explotación estadística.
10. Transferencias a terceros países: No se prevén.
2. Fichero ?Sistema de Información de Usuarios de Servicios Sociales (SIUSS) de la Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca
1. Responsable del fichero: Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca
2. Servicio o unidad ante el cual el afectado puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Los interesados podrán ejercer sus derechos sobre los datos contenidos en este fichero, ante la Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca, sita en C/ Voluntarios de Santiago, 2 de Huesca
3. Disposición de creación, modificación o supresión del fichero: El fichero se crea por acuerdo del Consejo Comarcal de fecha 3 de abril de 2012, según el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
4. Encargado del tratamiento: Los datos son tratados por el/los trabajador/es social/es del Centro de Servicios Sociales de Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca, así como por otros profesionales de dicho servicio de forma complementaria (educadores, psicólogos, administrativos o cualquier otro perfil profesional que sea personal del centro).
5. Nombre y descripción del fichero o tratamiento de datos.
Denominación: Sistema de Información de Usuarios de Servicios Sociales (SIUSS) de Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca.
Descripción: Se trata de un programa informático que contiene datos relativos a usuarios y unidades familiares del Centro de Servicios Sociales, así como de las intervenciones y gestiones realizadas con los mismos.
Finalidad y usos previstos:
· Gestión de los programas y servicios prestados por el Centro de Servicios Sociales de Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca.
· Recopilación y explotación estadística a nivel local, autonómico y estatal.
· Diagnóstico de necesidades sociales del territorio y planificación de programas y servicios para su cobertura.
Tipificación correspondiente a la finalidad y usos previstos del fichero: Servicios Sociales.
6. Origen y procedencia de los datos:
· Procedencia y procedimiento de recogida: Los datos se obtienen directamente del interesado, o de su representante legal. En ocasiones, la información procede de otros organismos, administraciones públicas, entidades privadas u otras personas físicas (familia, miembros de la comunidad, etc.).
Procedimientos de recogida de información: Entrevistas personales, Visitas domiciliarias, informes procedentes de otras administraciones/organismos, cumplimentación de formularios, solicitud de prestaciones o servicios, documentación aportada por el propio interesado.
· Colectivos o categorías de interesados: Ciudadanos y residentes; solicitantes y/o beneficiarios o sus representantes legales, de prestaciones y servicios.
7. Estructura básica del fichero: El fichero contiene datos troncales relativos al expediente personal y familiar de los usuarios del sistema, así como módulos complementarios en función de las problemáticas detectadas e intervenciones realizadas. La estructura básica de este fichero y la descripción de los tipos de datos de carácter personal es la siguiente: o Datos especialmente protegidos: Datos relativos al ámbito de la salud, origen racial o étnico, creencias, religión. o Datos de carácter identificativo: Nombre y Apellidos; DNI/ NIF/ NIE/ Pasaporte; Fecha de Nacimiento; Sexo; Nacionalidad; Número de afiliación a la Seguridad social/ Mutualidad;
Tarjeta sanitaria; Dirección; Teléfono, Fax, e-mail. o Otros Datos: Estado Civil; Características personales; Datos familiares; Historia y dinámica familiar; Circunstancias sociales y relacionales; Datos relativos a notificaciones de maltrato infantil o violencia de género; Características del hábitat; Propiedades, bienes y servicios recibidos por el afectado; Formación y titulaciones; Experiencia profesional; Datos económicos. o Contiene datos relativos a las intervenciones y gestiones realizadas con el usuario y su unidad de convivencia. En concreto, datos relativos a la demanda realizada, la valoración de la misma, así como del recurso idóneo para cubrir dicha necesidad, el recurso aplicado y el seguimiento de las intervenciones y gestiones desarrolladas por el profesional de referencia y en su caso por otros profesionales implicados en el caso. Sistema de tratamiento de datos: Automatizado. Los datos se encuentran en soporte informático.
8. Nivel de seguridad aplicable: Alto.
Medidas de seguridad establecidas: El acceso al programa se realizará de manera individual con certificado electrónico de firma digital.
9. Cesión o comunicación de datos: Al Instituto Aragonés de Servicios Sociales y otros órganos de la Comunidad Autónoma de Aragón, a la Administración del Estado, y Administraciones públicas locales, a efectos de explotación estadística y planificación de los servicios sociales en el ámbito territorial que corresponda en cada caso.
10. Transferencias a terceros países: No se prevén.
3. Fichero: Memoria del CSS de Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca
1. Responsable del fichero: Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca
2. Servicio o unidad ante el cual el afectado puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Los interesados podrán ejercer sus derechos sobre los datos contenidos en este fichero, ante la Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca, sita en C/ Voluntarios de Santiago, 2 de Huesca
3. Disposición de creación, modificación o supresión del fichero: El fichero se crea por acuerdo de del Consejo Comarcal de fecha 3 de abril de 2012, según el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
4. Encargado del tratamiento: Los datos son tratados por el/los trabajador/es social/es del Centro del Servicio Social de Entidad Local Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca, así como por otros profesionales de dicho servicio (educadores, psicólogos, administrativos o cualquier otro perfil profesional que sea personal del centro).
5. Nombre y descripción del fichero o tratamiento de datos.
Denominación: Memoria del CSS de Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca, organizada en cuatro ficheros: Plana Este, Guara Centro, Almudévar-Gurrea y Gállego Sotón.
Finalidad y usos previstos: Fichero que contiene los datos necesarios relativos a personas y familias objeto de intervención del centro de servicios sociales con las siguientes finalidades:
· Gestión de prestaciones o servicios prestados por el CSS.
· Seguimiento de las intervenciones realizadas con los usuarios y familias incorporadas en alguno de los programas o servicios prestados por el CSS.
· Registro y explotación a nivel estadístico por parte de la Entidad Local, Departamento competente en materia de Servicios Sociales de la Comunidad Autónoma. Tipificación correspondiente a la finalidad y usos previstos del fichero: Servicios Sociales.
6. Origen y procedencia de los datos:
· Procedencia y procedimiento de recogida:
Origen: Los datos se obtienen directamente del interesado, o de su representante legal. En ocasiones, la información procede de otros organismos, administraciones públicas, entidades privadas u otras personas físicas (familia, miembros de la comunidad, etc.). Procedimientos de recogida de información: Entrevistas personales, visitas domiciliarias, informes procedentes de otras administraciones/organismos, cumplimentación de formularios, solicitud de prestaciones o servicios, documentación aportada por el propio interesado.
· Colectivos o categorías de interesados: Usuarios y familias incorporados en alguno de los programas, prestaciones y/o servicios gestionados por el Centro de servicios sociales.
7. Estructura básica del fichero: La estructura básica de este fichero y la descripción de los tipos de datos de carácter personal contenidos en el mismo es la siguiente:
Datos especialmente protegidos: Datos relativos al ámbito de la salud, origen racial o étnico, creencias, religión. (Sólo si se está incorporando en algún campo). o Datos de carácter identificativo: Nombre y Apellidos; DNI/ NIF/ NIE/ Pasaporte; Fecha de Nacimiento; Sexo; Nacionalidad; Municipio; Nº de Expediente. o Otros Datos: Profesional de referencia, Observaciones relativas a características personales, datos Familiares o del cuidador, circunstancias sociales y relacionales, grado y nivel de dependencia. o Datos relativos a los programas gestionados por el CSS (incluir exclusivamente los programas gestionados por la Entidad Local que corresponda), así como del seguimiento de las actividades desarrolladas.
Programas incorporados: Prestaciones económicas de urgencia, Prestaciones económicas de carácter local, Ayudas técnicas, Servicio de Ayuda a Domicilio, Atención a la Dependencia, Alojamiento temporal de Urgencia, Estancia Temporal de apoyo al Cuidador, Atención a Menores, Atención de Urgencias fuera del horario laboral, prevención/inclusión social, transporte social adaptado, programa de Intervención Familiar. Sistema de tratamiento de datos: Automatizado. Los datos se encuentran en soporte informático.
8. Nivel de seguridad aplicable: Alto.
Medidas de seguridad establecidas: indicar las que correspondan teniendo en cuenta el nivel de seguridad exigible (alto). (EJ: contraseñas en ordenador y de acceso al programa, u otras medidas establecidas a tal efecto)
9. Cesión o comunicación de datos: Al Instituto Aragonés de Servicios Sociales, otras Administraciones públicas del Gobierno de Aragón, Justicia y a otros organismos públicos o privados que se requiera exclusivamente para la gestión o prestación de determinados programas o servicios gestionados por los Servicios Sociales de la Entidad Local o a efectos de explotación estadística.
10. Transferencias a terceros países: No se prevén.
4.- Base de Datos de personal de los CSS de la Comunidad Autónoma de Aragón.
1. Responsable del fichero: Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca
2. Servicio o unidad ante el cual el afectado puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Los interesados podrán ejercer sus derechos sobre los datos contenidos en este fichero, ante la Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca, sita en C/ Voluntarios de Santiago, 2 de Huesca
3. Disposición de creación, modificación o supresión del fichero: El fichero se crea por acuerdo de del Consejo Comarcal de fecha 3 de abril de 2012, según el artículo 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
4. Encargado del tratamiento: Los datos son tratados por el/los trabajador/es social/es del Centro del Servicio Social de Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca así como por otros profesionales de dicho servicio (educadores, psicólogos, administrativos o cualquier otro perfil profesional que sea personal del Centro ?).
5. Nombre y descripción del fichero o tratamiento de datos.
Denominación: Base de Datos de personal de los CSS de la Comunidad Autónoma de Aragón.
Descripción: Fichero que contiene los datos identificativos del personal de estructura y de programas de los Centros de Servicios Sociales de las Entidades Locales de Aragón.
Finalidad y usos previstos:
· Conocer el personal, perfiles profesionales, datos de identificación, localización y distribución territorial de los mismos, con objeto de facilitar la trasmisión de información, coordinación y cooperación entre profesionales de diferentes ámbitos territoriales de la CCAA de Aragón.
· Conocer cobertura profesional de los equipos de los CSS de la Comunidad Autónoma y Planificar, proponer configuración de estos equipos en función de las necesidades detectadas.
Tipificación correspondiente a la finalidad y usos previstos del fichero: Servicios Sociales.
6. Origen y procedencia de los datos:
· Procedencia y procedimiento de recogida:
Origen: Los datos se obtienen directamente de la propia Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca Procedimientos de recogida de información: La información procede de la Secretaría de la Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca, sección de personal/recursos humanos de la Entidad Local, a través de la cumplimentación de la Base de Datos facilitada por el IASS a tal efecto.
· Colectivos o categorías de interesados: Empleados de Comarca Hoya de Huesca / Plana de Uesca.
7. Estructura básica del fichero: La estructura básica de este fichero y la descripción de los tipos de datos de carácter personal contenidos en el mismo es la siguiente: o Datos de carácter identificativo: Nombre y Apellidos; DNI/ NIF/ NIE/ o Otros Datos: Datos relativos al puesto de trabajo, Centro de trabajo: CSS/SSB, Tfno y e-mail profesional; titulación, tipo de relación laboral: Funcionario, Funcionario interino, Contrato Laboral Eventual, Contrato por obra y servicio, No consta; Datos económicos: salario bruto, coste seguridad social, coste total, dedicación horas/semana, Meses /año trabajados. Empleos de nueva creación.
Sistema de tratamiento de datos: Automatizado. Los datos se encuentran en soporte informático.
8. Nivel de seguridad aplicable: Alto.
Medidas de seguridad establecidas: indicar las que correspondan teniendo en cuenta el nivel de seguridad exigible (alto). (EJ: contraseñas en ordenador y de acceso al programa, u otras medidas establecidas a tal efecto)
9. Cesión o comunicación de datos: Al Instituto Aragonés de Servicios Sociales, IASS a efectos de explotación estadística, previsión de costes de personal de los CSS de la CA de Aragón, planificación de cobertura profesional en el territorio de la Comunidad Autónoma en función de las necesidades detectadas.
10. Transferencias a terceros países: No se prevén.